【ゴミを捨てるだけでが整理じゃない】5S活動シリーズ②：整理の進め方・事例

皆さんは５S活動の１つ「整理」とはどのような活動かご存知でしょうか。
(５S活動とは何かについてはこちらを参照)

この記事では５S活動の内、「整理」について詳しく解説していきます。

整理とは
整理の目的
整理の実践例
まとめ

1.整理とは

５S活動における「整理」とは、必要なものと不要なものを分類し、不要なものを処分することです。
整理で頻繁に陥ってしまうのが、単に掃除をするだけの活動になってしまうことと、不要なものの判断が出来ないことです。
机の上に落ちているゴミは明らかに不要なものですが、ゴミを拾って捨てるだけでは整理が出来ているとは言えません。
整理の本質はあくまで物事の要不要を分類することであることを覚えておきましょう。

2.整理の目的

整理の目的は、必要なものだけが必要な分だけ存在している状態を作ることです。
不要なものが多く存在していると、それに重要なものが隠れてしまう可能性が有ります。
不要なものが周りから無くなることで、取り扱う必要のある物の数が減り、ムダのない仕事に繋がります。

3.整理の実践例

不要な書類を整理

不要なものの中でも、特に溜まってしまいがちなのが書類です。
使い終わった会議資料やメモ書きが机に残ったままになっていないでしょうか。
私も、「いつか使うかも知れない…」と、クリアファイルにまとめて何カ月も溜めていた時期がありました。
しかし、実際にその書類を見直す機会はほとんど無く、見直したいと思う時があっても、大量の書類の中から探し出すのに時間がかかり、結局新しく書類を出しなおした方が早いことの方が多い有様でした。
ある統計データによると、一度使用してから1週間経過した書類の再使用率は5%程度で、更に1カ月たつと1%程度にまで落ちるそうです。
書類の保存は期限を決めて、一定期間経過した書類に関しては躊躇わずに全て処分してしまうくらいが丁度いいでしょう。

不要な備品を整理

不要なものの中でも、不要なことに気づきにくいのが備品です。
ここで重要なことは、必要なものは必要な分だけあれば良いということです。
備品は必要数よりも過剰に存在しているケースが多く存在しています。
例えば、1つで良いものが複数供給されていたり、使用頻度の低い備品が全員に供給されていたりしないでしょうか。
前者でよく見受けられるのがボールペンです。
私も常に３～４本程度のボールペンがデスクに置いてありました。
必要なものは必要数だけを机に置き、ストックは別の場所に保管して交換が必要になった時に取り出すようにしましょう。
後者では職種にもよりますが、ハサミなどが該当します。
使用頻度の低いものは共用の物を用意し、過剰に存在しないようにしましょう。

不要なデータを整理

不要なものの中でも、着手されづらいものがデータです。
不要なものは書類は備品などの実物だけでなく、電子データも対象になります。
デスクトップに一時的に保存したデータが溜まっていないでしょうか。
デスクトップにファイルが5個以上存在していたらイエローカードです。
万が一15個以上あったらもう一発レッドカードと言われても仕方ないでしょう。
デスクトップ上にファイルが多く存在していると、PCのパフォーマンス低下に繋がってしまいかねません。
一時データはデスクトップに保存しないようにし、ショートカットなどは別フォルダに格納するなどして、デスクトップを綺麗に保ちましょう。